Service de télésecrétariat médical

secrétariat médical

 

A l’ère de télémédecine les professionnels de santé ne peuvent que suivre la voie du progrès. Ils veillent ainsi à ce que leurs services soient conformes aux besoins et aux goûts de la patientèle. Dès lors que le besoin de trouver un rendez-vous médical est devenu une priorité pour les patients, le fait de leur concevoir des plateformes de secrétariat médical ainsi que des interfaces de prise de rendez-vous est devenu indispensable. L’accueil de qualité permet en sus un gain de temps précieux et affranchit les praticiens de certaines tâches administratives chronophages.

Mission de la télésecrétaire médicale

Outre la secrétaire du cabinet, un médecin ne peut pas se consacrer, comme il le souhaite, pour son activité sans l’aide d’une télé-secrétaire médicale expérimentée. Si la réception des appels est son principal grief, la gestion de l’agenda médical en est un autre. Il est dès lors important que la secrétaire du cabinet soit secondée par exemple par une secrétaire à distance qui saura apaiser ses interlocuteurs, les éclairer en traitant le degré d’urgence. Cette alternative est idéale pour réduire l’attente et accorder plus de chance aux patients de trouver un rendez-vous plus proche.

 

Le télésecrétariat améliore votre image

Que vous soyez médecin généraliste, spécialiste ou professionnel de santé, la permanence téléphonique médicale est la solution particulièrement judicieuse pour ne plus perdre le contact avec ses patients. En réduisant l’attente, et en répondant avec un sourire permanent et étant toujours à l’écoute, le patient n’aura rien à vous reprocher. Décidément les services proposés dépendent du forfait choisi par le médecin. Il peut opter pour un forfait de secrétariat téléphonique d’une demi journée ou même toute la journée avec secrétaire au cabinet ou même sans secrétaire (absente ou en congé).

La télésecrétaire médicale peut être chargée de

  • L’accueil des patients,
  • gestion administrative des dossiers,
  • prise en charge des appels téléphoniques et des rendez-vous…
  • Prise en charge totale ou partielle des appels au nom du cabinet médical
  • Réponse sur mesure et selon les instructions des médecins
  • Transmission des consignes du médecin

Étant la première interlocutrice des patients, la secrétaire à distance doit se montrer rassurante, compréhensive tout en sachant gérer les priorités. Elle doit par ailleurs veiller à la situation de chacun, toujours prête à informer en toute discrétion, d’autant que comme les médecins, toujours soumise au secret professionnel. À l’échelle administratif, elle peut se charger de saisir les comptes rendus médicaux, mettre à jour les dossiers informatiques…

 

Le télésecrétariat : un métier assuré par des femmes

Le métier de télésecrétaire médicale est largement représenté par des femmes : pourquoi ?

Bien qu’on pense que l’égalité des sexes avait fait un grand bond en avant ces derniers temps, il semblerait que l’on se soit trompé. En effet, aujourd’hui encore, certains métiers d’assistanat sont « réservés » aux femmes quel que soit leur niveau d’études. Cela s’explique par la douceur de la voix féminine et son impact sur les interlocuteurs. D’après les études, il s’est avéré que la femme adopte souvent une écoute plus favorable que celle d’un homme.

Avantage d’externalisation de ses appels

En choisissant d’externaliser votre secrétariat téléphonique médical à distance, vous libérez aussi de la place dans vos locaux, ouvrant de nouvelles perspectives pour vos patients et vous.  Au lieu de gaspiller plus son temps et son énergie dans la gestion des appels et rdv médicaux en ligne, il vaut mieux recourir à une assistance de secrétariat médical, simple et efficace. La télésecrétaire peut être là à tout moment de 8h à 20h pour répondre rapidement à tous les appels entrants. Elle pourra même transmettre les appels urgents selon les consignes du médecin en question.

Suite aux différents appels et prises de rendez-vous, elles ne manquent pas de mettre à jour en temps réel l’agenda professionnel, ainsi que les informations particulières associées à chaque patient. Si le médecin s’absente durant plusieurs heures ou jours, aucun souci, la permanence téléphonique prend le relais quoiqu’ il arrive. D’ailleurs, une bonne télésecrétaire est constamment évaluée pour assurer une qualité d’écoute et un professionnalisme maximal. Par ailleurs, par le biais d’un système intelligent de quotas, chaque secrétaire gère un nombre limité d’appels, assurant ainsi aux appelants une écoute et compréhension favorables.

 

Qu’est-ce  qu’on peut gagner d’une plateforme de secrétariat médical

Le recours à  une plateforme téléphonique permet de bénéficier d’un accueil téléphonique médical personnalisé à chacun de ses patients et par conséquent développer le lien de confiance.

Toutes les informations et messages nécessaires s’affichent pour chaque patient/appelant pour un suivi optimal des dossiers.

La télésecrétaire est la personne qui transmet les consignes et informations du praticien.

L’agenda médecin devient accessible partout et tout le temps via n’importe quel appareil.

Les clients disposeront d’un accueil téléphonique professionnel et permanent, au nom du médecin, du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h.

Des télésecrétaires expérimentées et bien formées

Quand il s’agit de chercher son partenaire de permanence téléphonique, il convient d’en trouver une boite dont les télésecrétaires sont rigoureusement sélectionnées et formées en continu conformément aux exigences du métier. Grâce à une gestion intelligente du quota d’appels pour chacune des secrétaires, les patients n’auront jamais à attendre au téléphone. De par leur formation continue ainsi que leur suivi au quotidien, les secrétaires médicales averties ne se déstabilisent jamais même dans les situations les plus difficiles, leur formation et expertise dans domaine médical leur permet d’agir comment il se doit et au moment convenable.  Quelles que soient les circonstances, elles veillent toujours à fournir un accueil chaleureux et courtois.